De wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer
28 oktober 2022Op 1 juli 2024 gaat de wet Modernisering Elektronisch Bestuurlijk Verkeer (wMEBV) in. Deze wet geeft burgers en ondernemers het recht om via elektronische berichten te communiceren met de overheid en gemeentelijke instanties. Aan de andere kant worden bestuursorganen met deze wet verplicht om via elektronische berichten met burgers te communiceren, zowel en masse als op individueel niveau. Dit kan bijvoorbeeld door een mobiele app of een burgerportaal; een zogenaamde ‘Mijn.Omgeving’, zoals Mijn.UWV of Mijn.BghU. Het idee achter deze wet is het verbeteren van de digitale dienstverlening.
Het proces
Het bestuursorgaan informeert de burger over de mogelijkheid om digitale berichten te versturen en hoe een formeel bericht ingediend moet worden. De informatie over hoe men precies zo’n bericht in moet dienen moet goed vindbaar zijn voor de burger, bijvoorbeeld via een button op de Homepage.
De burger gebruikt de door het bestuursorgaan gekozen digitale medium om een formeel bericht te sturen. Vervolgens ontvangt de burger een ontvangstbevestiging en krijgt hij de mogelijkheid om de ingevulde gegevens te bekijken, bijvoorbeeld in een downloadbare PDF of in een Mijn.Omgeving-portaal.
Als het bericht niet goed is ingediend of ingevuld, moet het bestuursorgaan dit aan de burger laten weten en erbij vertellen hoe ze het dan wel moeten doen.
De burger moet ook op de hoogte gesteld worden van het verdere verloop; wanneer kunnen ze antwoord verwachten, hoe kunnen ze in beroep gaan, etc.
IT als bottleneck
Hoewel het bovenstaande simpel lijkt, blijkt in de praktijk dat het een stuk ingewikkelder is. Het is een publiek geheim dat de meeste overheidsinstanties, van gemeentes tot ministeries, hopeloos achterlopen als het aankomt op digitalisering. Veel systemen die de overheid gebruikt zijn te complex, te inflexibel of voldoen überhaupt niet voor het doel dat ermee beoogd wordt. Bovendien hebben de meeste overheidsinstanties niet de kennis in huis om hun IT-processen en -omgevingen zo in te richten dat ze klaar zijn voor de komst van de nieuwe wet Modernisering Elektronisch Bestuurlijk Verkeer. Kort gezegd: IT is de bottleneck.
De oplossing(en) van atabix
En daar bieden de complete en flexibele oplossingen van Atabix uitkomst. Met onze standaardmodules bouwen wij binnen korte tijd een complete digitale keten die volledig voldoet aan de eisen van de wet Modernisering Elektronisch Bestuurlijk Verkeer, van een eerste bericht tot aan de afhandeling en de documentatie van elke tussenliggende stap. Zo kunnen Atabix-klanten bijvoorbeeld de sjabloonfunctionaliteit in hun Atabase Zaaksysteem gebruiken om zelf uitgaande brieven, PDF’s en e-mails te configureren én automatisch te laten versturen. Daarbij zorgt de geïntegreerde archieffunctie ervoor dat alle documenten die gedurende de gehele looptijd van een bepaalde zaak aangemaakt en verstuurd worden op één overzichtelijke locatie opgeslagen worden. Bovendien zorgt de archieffunctie ervoor dat documenten vernietigd worden wanneer de maximale bewaartermijn verstreken is. Een Atabix systeem is makkelijk en snel te configureren en voldoet altijd aan geldende wet- en regelgeving.