Uitdaging
In korte tijd een digitaal systeem ontwikkelen voor het efficiënt opnemen van schade, met een directe koppeling aan het e-loket voor snelle meldingen tijdens de wateroverlast in Limburg.
Oplossing
Een op maat gemaakt zaaksysteem, waarmee schade-experts snel rapporten kunnen opstellen en alle betrokken partijen toegang hebben tot dezelfde informatie.
Resultaat
Binnen drie maanden een nieuwe applicatie gerealiseerd, zodat NIVRE direct over kon gaan tot het beperken van schade.
Een stap vooruit in administratie en communicatie
Stichting NIVRE Calamiteiten & Projecten (NCP) is een zelfstandige stichting die zich sinds 1998 bezighoudt met het opnemen van schade die ontstaan is na calamiteiten in Nederland. Denk hierbij aan de vuurwerkramp in Enschede, de aardbevingen in Groningen of de overstromingen in Limburg. Wat deze stichting bijzonder maakt, is dat ze geen mensen in dienst heeft, maar deze pas verzamelt wanneer er een calamiteit plaatsvindt. Ingrid Scholten, projectcoördinator bij het NIVRE-project in Limburg: “NIVRE is een slapende stichting die wakker wordt bij calamiteiten”.
Ad Westerhof, voorzitter van NCP, vertelt over de begintijd van de stichting: "Tijdens de vuurwerkramp in het jaar 2000 in Enschede, werden alle schades door de experts van NCP op papier opgenomen." De experts hadden een clipboard met een aantal standaardformulieren die ze in moesten vullen, op basis hiervan maakten ze uiteindelijk een rapport. Sinds die tijd is het schade-opnameproces steeds meer gedigitaliseerd. Hoewel elk nieuw programma een stap in de goede richting was, wilde Ad graag één enkel systeem waarin de schade-experts hun schades konden opnemen en alle andere betrokken partijen, zoals de controleurs en de verzekeraars, over dezelfde informatie konden beschikken. Op die manier zouden alle ketenpartijen over dezelfde informatiestroom kunnen beschikken.
In nauwe samenwerking met de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) is dit nieuw platform ontwikkeld.
"Atabix heeft een vaste contactpersoon aangewezen die ons aanspreekpunt was voor alle vragen, opmerkingen, foutmeldingen, en dergelijke. Dit was erg prettig en hierdoor konden wij snel schakelen."
Directe koppeling met e-loket voor snelle schademeldingen
De wateroverlast als gevolg van hevige regen in Limburg in juli 2021 bracht de ambitie om te digitaliseren in een stroomversnelling. In korte tijd moest er een systeem worden opgezet. Dit systeem moest in staat zijn alle schade op te nemen. Daarbij moest het mogelijk zijn om per schademelding een digitaal adviesrapport op te stellen voor een passende compensatie onder de Wet Tegemoetkoming bij Schade (WTS).
Op basis van interviews met de verschillende betrokken partijen, waaronder schade-experts, de projectcoördinatoren en mensen van de RVO, werd in kaart gebracht aan welke eisen het systeem moest voldoen en welke features het moest hebben. Daarna werd het zaaksysteem in een beveiligde omgeving ingericht om het schade-opname- en beoordelingsproces snel, overzichtelijk en makkelijk te kunnen uitvoeren, zonder lange aanlooptijd.
Er werd meteen, in nauwe samenwerking met DICTU (één van de grootste ICT-leveranciers binnen de Rijksoverheid), een koppeling gerealiseerd met e-loket. Dit is het portaal waarin gedupeerden hun schade melden. Zo konden de schade-experts van NCP in augustus, een kleine maand na de waterschade, meteen de schades opnemen en adviesrapporten opstellen.
Ingrid geeft aan dat dit gehele proces goed verliep: "Atabix heeft een vaste contactpersoon aangewezen die ons aanspreekpunt was voor alle vragen, opmerkingen, foutmeldingen, en dergelijke. Dit was erg prettig en hierdoor konden wij snel schakelen."
Schade-afhandeling binnen één dag
Ingrid vertelt dat er nu heel snel geschakeld wordt in het schade-opnameproces en dat alles overzichtelijk op één plek staat. Hierdoor kunnen zaken, mits alle informatie voorhanden is, heel snel afgerond worden, soms zelfs binnen één dag.
Ingrid: "Het programma is erg gebruikersvriendelijk, schademeldingen worden snel in behandeling genomen, ingepland en gerapporteerd. En alles zit in één systeem, waardoor efficiënt en snel kan worden gewerkt."
Ad is blij dat de opdrachtgever (de overheid) van NCP tevreden is. Ad: "Het flexibele systeem van Atabix zorgt ervoor dat de overheid soepeler omgaat met welke schades wel of niet onder een regeling vallen."
"Het programma is erg gebruikersvriendelijk, schademeldingen worden snel in behandeling genomen, ingepland en gerapporteerd. En alles zit in één systeem, waardoor efficiënt en snel kan worden gewerkt"
Nieuwe modules op maat dankzij nauwe samenwerking
Ingrid en Ad zijn tevreden met de soepele samen werking, zowel tijdens als na afronding van het project. Ingrid: "We zijn blij dat de lijnen met het Atabix Support Team kort zijn. Ook dat we nieuwe modules op afroep kunnen toevoegen is erg fijn."
NIVRE CP heeft na de implementatie van het systeem een nieuw contract kunnen afsluiten met de RVO. Met de hulp en expertise van het Atabix Zaaksysteem kan de stichting blijven doen waar ze goed in is.
