Alles wat je moet weten over de Wmebv in 2024
Op deze pagina vind je alles wat je moet weten over de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv). Wat houdt deze wet in? Waarom is deze wet in het leven geroepen? Aan welke verplichtingen moet je als overheidsorganisatie voldoen? Hoe bereid je je als overheidsorganisatie voor op deze wet?
We hebben alle belangrijke informatie van de afgelopen twee tot drie jaar hier voor je op een rij gezet en geven je de handvatten om ervoor te zorgen dat jouw organisatie aan deze wet kan voldoen.
De Wmebv - wat is het?
Op 1 januari 2024 is een deel van de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv), namelijk de zorgplicht, in werking getreden. Zoals de naam al doet vermoeden, gaat het hier om het elektronisch bestuurlijk verkeer, dat wil zeggen: de formele elektronische communicatie tussen de overheid, inwoners en bedrijven met een rechtsgevolg. Deze wet geeft burgers en bedrijven onder andere het recht om naast op papier, ook elektronisch zaken te doen met de overheid. Het doel van de wet is om de (digitale) dienstverlening van en naar de overheid te verbeteren en te moderniseren.
Het is belangrijk om tijdig te beginnen met de voorbereiding van de implementatie van de Wmebv. Het is namelijk een complex proces dat veel impact heeft op verschillende organisatieonderdelen.
De huidige situatie rondom de Wmebv
Uit implementatiepilots die in 2021 werden uitgevoerd door de gemeenten Groningen, Barneveld, Veldhoven en Zevenaar in samenwerking met de VNG, bleek dat de wet – binnen deze gemeenten – invloed heeft op ruim 400 gemeentelijke producten en processen. Omdat de implementatie zo veel organisatieonderdelen raakt is het ingewikkeld om op korte termijn aan de wet te voldoen.
Uit het rapport komt naar voren dat de gemeenten pleiten voor een overgangstermijn van bijvoorbeeld twee jaar. Zo kunnen ze geleidelijk aan aan de Wmebv voldoen en kan er per product of cluster van producten een logisch moment worden gekozen om elektronisch bestuurlijk verkeer mogelijk te maken.
Ook uit het onderzoek dat de Unie van Waterschappen (UvW) deed in 2022 met de waterschappen Noorderzijlvest en Amstel, Gooi en Vechtstreek en Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier naar de randvoorwaarden om minimaal te voldoen aan de wet, concludeerden zij dat de implementatie veel tijd kost en veel samenwerking tussen verschillende organisatieonderdelen vraagt.
De voorbereiding op de Wmebv kost veel tijd [1] en veel overheidsorganisaties hebben aangegeven niet op tijd te kunnen voldoen aan alle wettelijke eisen [2]. Vandaar dat er is besloten om de ingangsdatum van de Wmebv te verplaatsen van 1 juli 2024 naar 1 januari 2026.
De 12 wettelijke verplichtingen van de Wmebv
In totaal moeten overheidsorganisaties aan 12 wettelijke verplichten voldoen, onderverdeeld in drie categorieën:
- Het ontvangen van formele berichten
- Het verzenden van formele berichten
- Het invullen van de zorgplicht
Een voorbeeld van één van deze verplichtingen is dat overheidsorganisaties verplicht elektronische formele berichten moeten kunnen ontvangen. Deze en andere verplichtingen leggen wij in detail uit in onze blog: Wat is de Wmebv en aan welke verplichtingen moet je voldoen.
Nadat je weet welke wettelijke verplichtingen er voor jouw organisatie zijn is het van belang om concrete stappen te ondernemen.
Uit onderzoek van AG Connect3 blijkt dat complexe ICT-projecten binnen de overheid niet altijd succesvol zijn. Zo werden slechts vier grote IT-projecten succesvol afgerond van de 119 die de overheid had in 2022. Als je kijkt naar de tien duurste IT-projecten van de overheid zoals het Project rationalisatie IT Belastingdienst, dan zijn vertragingen van vijf jaar en het overschrijden van budgetten vaker regel dan uitzondering.
Implementatiesteun Wmebv
Wij geloven dat een goede voorbereiding bepaalt of een project succesvol wordt. Het belangrijkste onderdeel van een ICT-project is het selecteren van de juiste partner. Kies voor een partij die niet alleen met suggesties komt, maar ook aangeeft hoe je van een suggestie een operationeel project maakt.
Hoe werken wij?
Bij Atabix gebruiken we de People Process Technology (PPT) methode om de implementatie tot een uitvoerbaar plan om te zetten.
De PPT-methode is een methode die al meer dan 30 jaar wordt gebruikt bij zowel zakelijke als overheidsorganisaties. Het model wordt ingezet bij ingrijpende organisatorische veranderingen, zoals de Wmebv.
Gedurende het proces kijken we naar:
People
Het belangrijkste kapitaal binnen een organisatie. Denk aan de medewerkers, leiders, managers en alle andere betrokkenen die jouw organisatie vormgeven. Het zijn de mensen die het verschil maken tussen een gemiddelde en een uitzonderlijke organisatie. Creëer een positieve werkomgeving en investeer in leiderschap en betrokken werknemers. Dit zorgt uiteindelijk voor een meer gestroomlijnde transitie binnen een organisatie.
Proces
Processen omvatten procedures, workflows en methoden die een organisatie volgt om doelen te bereiken. Wil je als organisatie processen optimaliseren? Dan moet je eerst bestaande processen evalueren en identificeren waar de pijnpunten liggen. Vervolgens kun je verbeteringen aanbrengen, stappen vereenvoudigen en de verspilling van tijd en middelen verminderen.
Technology
Hier bekijken we alle hardware, software en digitale infrastructuur die jouw organisatie gebruikt om de (werk)processen uit te voeren. Technologie is een belangrijk onderdeel binnen de digitale overheid en de Wmebv. Technologie zet je namelijk in om te digitaliseren.
We onderzoeken hoe we nieuwe technologieën kunnen integreren zonder de bestaande systemen te verwaarlozen. Denk aan het overstappen naar Software-as-a-Service (SaaS) en werken in de cloud omdat dit flexibiliteit en schaalbaarheid biedt.
Meer weten over de PPT-methode? Lees onze blog: "Stapsgewijs naar een eenvoudige Wmebv implementatie".
Mogelijke uitdagingen bij de implementatie van de Wmebv
Gedurende de implementatie van de Wmebv en de bijbehorende nieuwe processen, kun je op problemen stuitten. Een goede voorbereiding bepaalt of een project succesvol wordt. Wij ondersteunen je gedurende het gehele implementatieproces. Tijdens dit proces houden we rekening met een aantal belangrijke onderdelen, waaronder:
- 1.Creëer eisen die de Wmebv stelt aan je organisatieDoor inzicht te hebben op de gestelde eisen, wordt het duidelijk wat jouw organisatie precies moet veranderen om aan deze eisen te voldoen. Samen met onze experts en jullie projectmanagers brengen we in kaart wat er precies gaat veranderen voor jouw organisatie ten opzichte van de oude situatie.
- 2.Definieer duidelijke en meetbare doelstellingenDaarna maken we samen een inventarisatie van de huidige processen, systemen, software, etc. Zo bepalen we de staat van jouw (digitale) dienstverlening. Na de inventarisatie, stellen we de doelstellingen en de succesfactoren op van het project. Op deze manier wordt het gemeenschappelijk duidelijk wat er bereikt moet worden.
- 3.Voer een goed risicobeheer uitTijdens de beginfase van het project voeren we gezamenlijk een risicoanalyse uit. Onze experts brengen de kennis van Wmebv in, terwijl jullie projectmanagers op de hoogte zijn van de huidige staat van de organisatie.
Op deze manier herzien we gedurende het project de risico's en passen we het plan indien nodig aan, met als doel tegenslagen te minimaliseren. - 4.Kies een bewezen methode voor projectbeheerSamen met onze experts en jullie projectmanagers bekijken we de verschillende projectbeheermethoden en kiezen we degene die het beste aansluit bij jouw organisatie en het team. Zo voeren we op een gestructureerde wijze veranderingen door waarbij minimale onvoorziene complicaties optreden.
- 5.Test het product en controleer de kwaliteitTijdens het implementatie testen we continu. Bij elke stap van de implementatie worden de kwaliteitsprocessen grondig uitgevoerd. Op deze manier kunnen we tijdig problemen identificeren en oplossen.
- 6.Evalueer doelstellingen en succesfactorenNa de implementatie staan we stil bij de opgestelde doelstellingen en succesfactoren. Wat verliep goed en wat had verbeterd kunnen worden? Op deze manier kunnen we deze inzichten meenemen naar toekomstige projecten.
Alles over de Wmebv
De voordelen van de Wmebv voor overheid en klanten
Incl. 9 praktische tips voor de implementatie
Voldoe aan de Wmebv samen met Atabix
Atabix ondersteunt overheden en bedrijven bij de ontwikkeling en implementatie van digitale oplossingen. Dit doen we met een team vol experts en het aanbieden van no-code SaaS-oplossingen.
We hebben meer dan 30 jaar ervaring als softwareleverancier en kennispartner voor de overheid. Onze experts zijn op de hoogte van de recente veiligheidseisen en wet- en regelgeving die gelden voor overheidsorganisaties. Voldoe eenvoudig aan de Wmebv door de inzet van onze gestandaardiseerde SaaS-oplossingen zoals Atabix Zaaksysteem, Atabix Mijn Portaal en Atabix Formulieren.
Hulp bij het implementeren van de Wmebv?
Heb je persoonlijk advies nodig bij een goede implementatie binnen jouw organisatie? Of ben je wellicht al begonnen met de implementatie maar heb je nog vragen?
Onze experts komen graag met je in contact.
Met onze applicaties voldoet jouw organisatie aan alle eisen vóór 2025.
Atabix Zaaksysteem
Snel, veilig en digitaal alle processen afhandelen, van aanvraag tot archivering.
Atabix Formulieren
Richt zelf eenvoudig webformulieren in. Volledig WCAG-proof, in je eigen huisstijl.
Atabix Mijn Portaal
Razendsnelle communicatie tussen overheden en burgers of bedrijven in een veilige en afgesloten omgeving.